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【職場工作術大補帖套書】經理人特刊10本 珍藏價 790元(提案、談判、抗壓、筆記本、SOP、商用圖表、一句話、獨立思考、自我管理、人生整理)

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商品描述

提案的技術

【編輯台時間】 

讓客戶點頭的能力

在著手本期特刊前,我沒仔細想過我的工作和「提案」之間的關聯。我的職稱、工作內容描述裡,沒有和提案、企畫相關的字眼。提案企畫,似乎是專屬於行銷、業務部門的專業。

具體來說,企畫提案指的是什麼呢?《教你寫出神企劃》中,作者韓國提案競賽23冠王朴信榮指出,企畫就是,「站在對方的立場,為對方定義好為什麼要做這件事的背景(problem),用吸引人的一句話提供對方解決對策(solution),並提出細部執行方案(action plan),讓對方能夠明確看得見畫面,再將這些內容整理成一分企畫書(proposal)使其理解,最後透過一場成功的簡報(presentation),引發對方的興趣。」

這麼說起來,《經理人月刊》每期雜誌的發想,也是在告訴讀者,我們觀察到讀者們共有的管理困擾、並且將我們提供的對策與行動方案,透過封面文案與視覺,引起讀者興趣。做雜誌,就是不斷向讀者提案。

從這個角度來看,提案企畫,是每一位工作者都需要具備的能力。因為工作的價值,就在於幫你的客戶、主管解決問題。應徵工作,是你在向徵才公司做關於你自己的提案,告訴用人主管你能幫他解決什麼問題;創立公司,也是創業家的提案,說明新事業能解決市場什麼問題。切中客戶的困擾、提出能解決問題的行動步驟,讓客戶點頭的方法,就是提案的技術。

朴信榮說,當你預先想好對方會問的問題,並做好準備,能回答出他所有的提問,對方自然會對你刮目相看。提案要為客戶的需求出發,但能成功提案的人,走到哪裡都是最亮眼的人才。


成功者的談判術

【編輯台時間】 

談判,從了解對方開始

「無論你喜歡與否,你就是個談判者。」《哈佛這樣教談判力》一書開宗明義地指出,談判是人生的真實面。每一天從早到晚,不論是工作與生活中所碰到的每個人,其實都在進行某種非正式的談判:從與隔壁部門主管協商、處理汽車擦撞事故、與小孩討論每天可看多久的電視等,所有這一切,都需要談判。

既然談判無可避免,那麼要如何做好這件事?《哈佛這樣教談判力》提出的首要原則是「把人跟問題分開」,原因是談判者(不論是哪一方)的情緒往往與客觀利益糾纏不清,因此在對付實質問題前,最好能夠把「人的問題」抽離出來單獨解決。

要處理人的問題,必須先從理解對方開始,因為歧異往往來自於你與對方想法的差距,就像兩人開車發生擦撞時,我們總是怪罪對方,雙方都以為要搞清楚的是事情本身,於是就在車禍現場努力研究起煞車痕、對方是否超速、有無違規闖紅燈等。

「然而,最終的衝突並不在客觀事實,而在主觀人心。」書中指出,所謂事實,不過是為了解決歧異的另一個論點,就算最後釐清車禍原因,但雙方為了誰該負責,卻仍爭論不休。那是因為就算有一堆客觀資訊擺在眼前,人們只會挑選佐證自己觀點的使用,其他不利於己的資訊,就加以忽視或扭曲解釋。就像談判各方常看到自己立場的優點,放大對方的缺點。

要想化解僵局,只有從對方的角度看問題。「理解對方思路,並不等於認同對方,而是當你比較清楚雙方的想法時,你會修正原先對這件事情的評斷,」原本對峙的雙方也會因此縮小衝突範圍,達成協議。


成功者的抗壓工作術

【編輯台時間】

讓壓力成為成功的助力

星期天晚上,你躺在沙發上看電視,腦中卻忍不住想到,星期一進公司,堆積如山的工作等著你。你覺得壓力很大,甚至因此失眠。

可是,你也會發現,有些人在高壓的環境下,依然能夠維持好心情,把事情一件一件做完、做好,即使遇到突發狀況,也能不慌不忙、從容面對。

為什麼會有這樣的差別?不見得是因為雙方能力的高下,很有可能是因為,後者懂得如何和壓力共處。

大塊文化董事長郝明義和晶華酒店集團業務總經理劉怡秀都表示,化解壓力最好的方法,就是給自己找更多壓力。這怎麼說得通?

順天堂大學醫學部教授小林弘幸說,適度的小壓力,可以維持身心的張力,「為了消除壓力,最簡單且有效果的方法是『製造許多小的壓力』。」比如本來因為一件事的壓力太大睡不著,只要多想幾個讓你稍感壓力的小事件,相較起來,就會覺得原本困擾的事情其實也沒什麼大不了。原本心中的大石頭,變成幾個小石頭,壓力也就減輕了。

小林還建議,面對壓力時,寫下壓力真正的面貌,也就是帶給你壓力的事件所可能導致的最壞結果。寫下來之後你會發現,其實,「最壞也不過如此阿,」化解壓力帶來的情緒負擔。

實際上,「壓力並不存在,一件事情有沒有壓力,端視人們賦予它的意義,」《寫自己的壓力處方》如是說。本期《成功者的抗壓工作術》,整理出對抗壓力的思考練習與行動練習,並且針對最常見的壓力情境,例如上台前、進度落後時,找出實用的紓壓對策。正視壓力、駕馭壓力,讓壓力成為你成功的助力。


筆記本活用術

【編輯台時間】

通往成功最重要的小事

今年2月中,維京集團(Virgin)的創辦人理查‧布蘭森(Richard Branson),在部落格上以「該記筆記了」為題,分享自己參加一場領導人聚會的心得。

布蘭森觀察到,在討論議題的過程中,與會的30位領導人,竟然只有自己在記筆記。而他甚至寫到本子記不下,一路寫到自己的桌牌上。

布蘭森之所以特別注意這件不起眼的小事,是因為從小深受閱讀障礙之苦的他,很早就養成在與人談話或獨自思考時,拿筆寫下來的習慣,並深深體會到「筆記」的益處--幫助自己理解得更清楚。布蘭森甚至熱中把自己當成消費者,到處記錄維京集團的各種觀察與問題,再回饋給相關部門進行改善。

這些文字足跡,有些變成維京集團員工信的草稿,有些則跟著他走上談判桌、走進法庭,成為布蘭森捍衛自己的最佳幫手,也呼應了他在《維京之道:我所知的領導這件事》(暫譯,The Virgin WayEverything I know AboutLeadership)中所言,把「筆記」稱為自己在工作和生活中「最棒的工具之一」。

跟布蘭森一樣,仰賴「筆記」成就大小事的成功工作者不在少數。世界一流的麥肯錫管理顧問公司(McKinsey & Company),新人入門第一課就要先學會正確使用筆記本和寫筆記,確認扎穩馬步後,再以此為基礎開始練功夫、學習解決問題,最終成為全球眾多大企業倚重的軍師,幫助客戶邁向成功。

在行動科技當道、人手一機的時代裡,「拿筆寫筆記」看似有點跟不上潮流。但,這卻是一件你可以立刻動手做、向這些成功者靠攏的小事。現在,請準備好一支筆、一本筆記本,開始寫下你的未來吧!


SOP的力量

【編輯台時間】

每一次的經驗,都能累積成更好的自己 

近一年提到SOPStandard Operating Procedure,標準作業程序),許多人腦海中第一個跳出的,大概就是台北市長柯文哲了吧。打選戰時,他下命團隊處理各種大小事務,像是財務管理、跑行程、媒體專訪,連臉書PO文的細節都建立了SOP。這種凡事講求標準化流程的方法,也讓他一個政治素人贏得選戰。

乍聽之下,SOP似乎是領導者管理組織的方法和手段,和身為小小工作者的我又有什麼關係?

不知道你會不會像我一樣,曾經一整天下來,幾乎花了八成時間在處理雜務和例行工作,真正能產出有價值工作的時間,只有兩成以下。於是,我們一直處在「做了很多事,卻一事無成」的窮忙輪迴中。

《模式化工作術》書中指出,這不是你的能力比人差,做事比人慢,而是在面對大部分工作時,都是「從零開始」的緣故。

像是,你辦了活動、做了簡報,結束後覺得哪個部分不夠好,但也沒有記錄下來,過了就拋到腦後。下一次遇到相同的任務還是犯了一樣的錯,不僅工作品質不穩定,能力也沒長進。就像是德國哲學家黑格爾(G. W. Hegel)曾說:「人類從歷史中學會的教訓,就是無法從歷史中學到教訓。」

SOP幫助我們面對例行工作時,建立一套節省時間的方法和工具,用25%的時間解決75%的工作,投注大量時間在能創造自我價值的任務上。另外,透過每一次的經驗與練習,優化流程而且鍛鍊能力,在下一次交出更好的成果、更好的自己。


商用圖表製作與應用

【編輯台時間】

善用圖表,讓思考、表達與管理更加井然有序 

在你的工作中,可能經常需要將數據、資料轉換成圖表,幫助你掌握業績成果,或者與其他人溝通,問題是,你通常要花多久時間,才能把資料變成讓人一眼就看出重點的圖表?

有時候,你得從龐大的資料中挑出相關數字,經過繁瑣的比較與整理,畫出能幫助你決策的圖表,萬一事後發現某個運算環節出錯,所有流程可能都要重來一次。

還有些時候,你為了展現專業度,每個概念都用好幾張圖表來說明,但是簡報時間有限,你只能像播放跑馬燈那樣展示完所有圖表,至於聽眾有沒有從中獲得啟發,你可能無暇顧及。

其實,圖表運用涉及3種面向的能力,最基本的是「技術」層次,也就是盡可能縮短製圖的時間,讓你能將大部分心力用在真正有價值的分析工作,而不是耗費在修改與調整圖表。

除了技術之外,更進階的能力是「表達」,包括知道應該挑選哪種圖像,才能將自己想表達的重點正確地呈現出來,甚至可以用一張理路清晰的圖,讓其他人也能輕鬆掌握事件全貌或是問題根源,提升管理效率。

如果把圖解表達的能力練到純熟,還可以提升你的「思考」能力,也就是在面對問題的階段,就能運用圖像化思考綜覽全局、拆解問題、精準分析,幫助你把事情想得通透。

以「圖」理「解」事物不只是一項天賦能力,也是一種技巧,可以透過後天學習而有效掌握。對於現在的職場工作者來說,用圖表傳達概念已經是基本能力,因此,無論你在哪個領域、哪種職位,如果想從人才群中脫穎而出,都可以勤加練習圖表運用的技巧,不斷提升思考、溝通與管理的效率,也讓你的專業形象持續升級。


改變自己的一句話

【編輯台時間】

改變的起點

日本電子商務龍頭樂天的社長三木谷浩史有句名言:「1.01365次方是多少?」

答案是37。這是三木谷用來督促自己的公式,意思是,只要每天改善1%,持續365天,一年後的自己將比現在強大37倍。

成功學大師史蒂芬‧柯維(Stephen Covey)也曾說,「我們的行為,取決於我們如何看待周遭的世界,」一個人的價值觀,決定了他面對事情時會做出什麼行動,而行動會左右事情結果的好壞。結果來自一個人的思維與行為,因此想要獲得成功(改變結果),唯有從改變觀點開始。

所以,要怎麼每天改善1%呢?就從閱讀一句話,讓這句話改變你的觀點開始,如何?

《經理人月刊》整理了365句經過時間淘洗的名言,且為了讓這些話語和讀者交流,在構思時,嘗試了幾種互動性更高的形式。

一部分設計成可以剪下、貼在辦公室牆上的明信片形式,讓這些句子進入工作環境,成為每天的提醒;另一部分設計成可以自己動手寫的習字帖,寫完之後,對這句話的印象想必會更加深刻;還有一部分是思考筆記,將名言對應到工作以及生活的情境,讓讀者擬定計畫、採取行動。

製做過程中,幾位同事都說受到句子感動,像是作家阿爾伯特.哈伯德(Elbert Hubbard)的「朋友,就是知道你的一切,卻依然愛你的人。」讓他們想起自己身邊愛著自己的人,提醒了他要珍惜愛自己的人,這句話對他就產生了意義。我們也希望這些話能觸動你,啟發你的思考,甚或改變你的行動。一句話,即便只能改善1%,明天的你都會比今天更強大。


獨立思考工具箱

【編輯台時間】

學會思考,才能真正成為一個獨立的人

今年615日,法國高中畢業會考如期開展,第一場考試依慣例是長達4小時的哲學會考,其題目包括「欲望是與生俱來、無可限制的嗎?」以及「工作得更少,是否就是活得更好」等申論題,讓所有高中生一抒己見。

法國的哲學教育,可追溯至西元1808年,由「法國人的神」波拿巴.拿破崙(Bonaparte Napoleon)下令要求將哲學課程納入中學教育體制。自此以後,這門課也徹底影響法國公民,對於一切事物的判斷與思考能力。

這樣的課程規畫與教學方法,成為國內媒體近年來關注的焦點,也引來諸多社會討論,更有人批判國內教育缺乏培養「獨立思考」的元素,讓在這種養成教育下長大的台灣人,不懂得對問題「問問題」。

但與其檢討教育體制,不如試著追問,為什麼我們需要「獨立思考」?而「獨立思考」又是什麼?

依據政大哲學系教授林從一的看法,我們可以從「批判性思考」(critical thinking)的角度著手,理解「獨立思考」。「批判」指得並不是批評,而是「檢查」,檢查問題、資訊、推理邏輯、分析事物的可能性與正確性。

當你意識到自己應該在不疑處有疑、在有疑處提出解法的時候,便能為組織解決難題、為人生找出解法,甚至為國家社會的困境,提出不一樣的觀點。


自我管理

【編輯台時間】

你想要選擇什麼樣的生活型態

這是一個接收訊息最多,也是最「少」的一個時代。過去的早晨,你可能眼睛一睜開就起床準備出門上班,一進辦公室坐下來打開的是電腦;現在則是一醒來,隨手拿手機上網,首先映入眼簾是一連串昨晚沒回的訊息,迫不及待看著準備要回的e-mail,點入臉書「滑」入別人的生活……只要你願意接收,訊息會源源不絕的跳入。

當「世界就在你的眼前時」,反而很容易讓人處於一種分心狀態;一旦節奏沒有掌握好,可能就陷入「事情永遠做不完……」「老是被截止時間追著跑……」等等事件的壓力迴圈中。

而你想一想,當平均壽命不斷延長,人們一生中將有三分之二的時間都是在工作中度過,一般經理人將不再只會擁有一種能力度過一種職業生涯時,為了在變動中生存,不讓突如其來的壓力所擊倒,學習「經營與管理自己」每天工作節奏,到生命長河的生活型態選擇,也就成為每個人必修的一道課題。

因此,我們規畫「自我管理」特刊,從專注力、意志力到持續力方法的建立,利用心理學理論檢視你何以辦不到的動機,到工作與生活平衡理想人生5個指標的探索思考。我們提供你從工作細節上「術」的練習,到大方向「勢」的人生價值觀與目標確認,讓你一次盤點目前手上資源,早一步打造自我管理的能力,選擇最適合自己的生活型態。

一旦開始思考自己想過什麼樣型態的生活,迎接最好的自己,始終讓自己處於一種最舒服、且對世界有貢獻的生活型態時,就是自律表現的起點。讓我們從此刻開始思索自我管理的人生,迎接比昨日更美好的自我吧!


人生整理課

【編輯台時間】

用「整理」找到更好的自己

又到了一年的尾聲,許多企業陸續執行績效考核,不僅依據員工今年的表現給予獎懲,並訂定明年的績效目標,希望員工一年比一年更進步。

那你呢?你會不會在新的年度為自己訂下新目標?希望能覓得良緣、希望能爭取更多薪資福利、希望能瘦回最佳體態……。但我們似乎時常高估自己的行動力與自制力。

與其為自己訂定過高的目標,最後達不到而懊惱,不如回顧過去,捨棄不適合自己的做事方法,透過一次次篩選,最終留下的,就會是最適合自己的生活型態。

「大掃除」是另一種面對年終的方法,但除了具體的環境整理外,其實最需要整頓的,是我們的心靈與生活。

在工作上,我們被科技綁架。只要LINE群組傳來通知,就會忍不住點開回覆;或者是早上一打開電腦,就是先查看e-mail……一不留神,一個工作天就過去了,有時甚至想不出,今天到底做了什麼「正事」。

生活中,我們被「人情」綁架。面對任何決定時,常會顧慮父母、朋友的想法,以致很多時候做出的決定,常常不是出於真心,也不是完全站在自己的立場考量。

無論是工作或心靈上的混沌,其實都可以透過「整理」,來讓生活變得更輕鬆自在、更有效率。

這期我們從整理心靈、工作、環境等方面著手,藉著哲學大師留傳下來的觀點與思考法,為我們的人生解惑,找到人生的意義。我們也提供各種增進工作效率的方法,讓人不再覺得自己總是在瞎忙。最後,透過日本作家山下英子提倡的「斷捨離整理術」,重新審視物品和自己的關係,並以此展開一場「尋找自我」的旅程,用整理找到更好的自己吧!


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