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商品描述

【主題學習Back to Basics

SOP工作術

優化流程,快速上手

這一期封面故事談的「SOP工作術」,是希望職場工作者都能日積月累自己的工作最佳實務(bestpractice)與know-how,先確保至少每一次出手都有「基本、一致的水平」,再透過不斷自我檢討和改善,追求下一次都能比這一次達到「更高的水平」。怎麼做到?寫下你的工作SOP

【編輯台時間】

藝術與科學的拿捏 

不知道你有沒有過類似經驗,剛完成一項任務、辦完一場活動、做完一場簡報,你覺得不甚滿意,還有幾個環節待改進。當下,你可能有些懊悔,提醒自己下次絕不能再犯;回家後,你可能還對於自己沒能拿出最佳表現、在大家面前露臉而耿耿於懷;過沒幾天,你就忘記這件事了。

下次要再做同樣的事情時,你可能抓破頭也想不起來,上次到底是哪幾個地方提醒自己非改不可。最不幸的情況大概是,你又在同一個點上犯錯了。

另一種情況是,你在公司裡是某個專業領域的好手,只要有新人、生手加入團隊,都要找你請益。你要怎麼把千頭萬緒的小細節,三言兩語就說清楚?

這一期封面故事談的「SOP工作術」,是希望職場工作者都能日積月累自己的工作最佳實務(bestpractice)與know-how,先確保至少每一次出手都有「基本、一致的水平」,再透過不斷自我檢討和改善,追求下一次都能比這一次達到「更高的水平」。怎麼做到?寫下你的工作SOP

談到SOP,(標準作業程序;Standard Operating Procedure),很多人直覺會想到製造業、工業的生產線,服務業的工作現場,「各個業界都已經在做了」;當然也有些人會直接聯想到不知變通、老是把「可是這是我們公司規定」掛在嘴邊的服務人員的面孔,大嘆SOP是導致思維僵化的禍端。

這背後的邏輯不難理解:考試有標準答案,容易有一致的評分依據,但是偏偏萬事萬物都有例外,只給一個框框,就分外讓人覺得局限。

我們也都知道,凡是照本宣科、按表操課,可以得到「夠好、60分」的結果,就像便利商店或餐廳的咖啡機,只要挑個你要的口味按下按鈕,很快就得到一杯飲料,只是很難讓人驚艷;所以講究一點的消費者,就會捨棄機器煮的,改找「手作感」的咖啡店,希望「人的氣息」濃厚一點。簡單說,就是在藝術與科學之間的拿捏。

我很喜歡《無印良品成功90%靠制度》這本書,裡面提到了「任何工作都存在著『把它做好的法則』」,即使是像門市模特兒穿搭這種似乎要「仰賴個人品味與經驗的工作」,也可以透過將基本原則寫入指導手冊,讓新進員工也能懂得如何精準實行這件事。某種程度上,就是把偏向藝術性的工作科學化,先求「每一個人」都有80分以上,而不是有一、兩個人120分,其他人都及格邊緣或更低。

科學化了,就不能再找回個人手感了嗎?這應該可以問問你自己。你會照著流程或程序工作,就不知變通了嗎?或者,你能察覺自己是否不自覺地變成了一個「匠氣」的工作者嗎?

透過寫下你的例行工作SOP,或許能找到答案。因為你可以重新檢視工作的方方面面,思考這件事為什麼這樣做?有沒有更好的做法?於是,你可以把熟悉不過的工作,再找回一點藝術感。


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