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140 - 時間規畫術

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【主題學習Back to Basics

時間規劃術 

常常大喊沒時間的現代人,到底時間都用去哪呢?中國作家魯迅曾說:「時間就像海綿裡的水,只要願擠,總還是有的。」或許,你該思考的是,我可以從哪擠出更多的寶貴時間,如何更有效率地運用每一分鐘。

儘管我們常說每個人都公平地擁有24小時,但決定時間度過的快慢、時間使用的質量卻人人不同。想擁有更多時間做更多有意義的事,首先要做的是抓出浪費根源,提升你的時間使用品質。而消除時間的浪費,不如先從找到隱藏在工作中、生活上的時間小偷著手。 

【編輯台時間】

時間的診斷與改造 

時間的運用,決定了你是誰。你在每一個當下決定做這件事,而非另一件事,反映了你的輕重緩急排序,最終也將累加起來,構築成未來的你。因為這個建構的過程很緩慢,投資的報酬也不夠立即,所以我們對於時間這項珍貴的資源,往往態度輕率,甚至渾然不覺。

有個說法,時間的供給一點彈性都沒有,不會隨著你的需求增減而變化。交報告的日期快截止了,你希望上天多給你一點時間,不可能。你日子過得快無聊死了,完全沒事做,也找不到朋友陪,希望時間快轉,不可能,也無法存起來日後再用。(我是說就我目前感知的現實狀況而言,可能物理學家霍金會有別的說法或解答。)

通常,時間太多的時候,你不會想要學時間管理,只希望時鐘走快一點,隨便找點人事物,就打發掉了,也不覺得可惜。會讓你興起想要好好管理時間的時刻,多半是「沒時間」。

日本趨勢專家大前研一提過一個觀念,要做好時間管理,「絕對不說沒時間」。這對很多人來說可能頭腦要轉一下,因為事情那麼多,時間不夠用就是不夠用,不睡覺也做不完。但是你八成也聽過這樣的話,你是能有多忙,有那些所謂的成功人士忙嗎?人家日理萬機、日進斗金,休閒娛樂、閱讀寫作、公益慈善樣樣不缺席。

為什麼?總是聽說上天最公平的一件事,就是給有錢沒錢的人都是24小時,那為什麼在每一個人眼前流淌而過的時間,會得出迥異的結果?我認為關鍵在於使用時間的「密度」「品質」,而非「長度」。

我一直很喜歡彼得.杜拉克說過的一個故事:他請某董事長「自述」他的時間支配情形,結果是:三分之一用於與公司主管互動、三分之一與重要顧客往來、三分之一社交活動。在此同時,杜拉克也請董事長的祕書「旁觀」,連續6星期記錄老闆「實際從事的活動」。結果如何?董事長最常做的事,不是他自以為的那3件事,而是經常打電話給各個生產部門,督促他們趕緊為與董事長有私交的客戶發貨⋯⋯說白了,對員工來說就是「來亂的」。

我們對於自己支配時間的情形都有錯覺,大老闆以為自己在運籌帷幄,其實是在浪費員工時間;小職員盯著螢幕看了一天,卻不知道花了多少時間刷臉書、逛網路、聊Line。所以再問一次自己,「是時間不夠用,還是你草率地用?」

不過,所謂的用法,絕不是把時間切割成一個個小格子,然後一格一格塞滿、無縫銜接每一個行程。這聽起來很累人,也是最沒有意義的行為,因為時間的河道不是一條機器做的生產線,可以定時定量地投遞材料,關鍵在人,人需要休息,而事情總有意外;更重要的是,人不比機器人,即使有了功課表,人也未必會按表操課。

我們需要的只是「時間精實法」,盡可能地縮短那些「事後回想,也記不起來自己究竟做了什麼」的時段,把浪費在無意義人事物的時間,拿去浪費在美好的人事物上。你把時間用在哪裡、怎麼用,最終決定了你是誰、得到了什麼。


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