經理人 - 搞定Excel + 搞定PowerPoint

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經理人特刊:搞定Power Point

「剛剛好」的簡報才高明

「為什麼他做的報告,老闆、客戶總是特別滿意?」每間公司裡或多或少有這種「神級簡報者」,不僅講話清晰、邏輯明確、幽默風趣,PowerPoint做得比別人專業,呈現的數據和資訊讓人一看就懂,難怪說什麼話都特別有分量,客戶和老闆馬上點頭答應。 這些高手為什麼比較厲害?差別可能是你努力錯了方向。比如一想到簡報就打開電腦,想到什麼就填上什麼,邊做邊改,既耗時又缺乏邏輯;也有人過度添加動畫和裝飾,沒想過這些設計如何增進簡報說服力,費心表演卻毫無共鳴;最常見的是將投影片視為文件,輸入大篇幅的段落,想讓聽眾一邊聽一邊讀,台下的人直接滑手機表達他們的疲倦。以上的錯誤,別再犯了!

近期紐約州長安德魯‧古莫(Andrew Cuomo)針對新冠病毒(COVID-19)所做的疫情簡報是極好的示範。比如,他以長條圖表現近一、兩個月每天新確診數,並將最新的長條以橘色凸顯出來,民眾不僅掌握最新近況,還能一併看清疫情走向是否趨緩。

想做出這樣的簡報,邏輯架構、美學概念、PowerPoint操作技巧缺一不可。這次我們從心法教起,帶你分析簡報的目的和聽眾特質,釐清說服決策者的簡報架構,才進入技法,把握留白、對比、字型、間距等設計原則,讓資訊好讀。另外,我們蒐集了最實用的PowerPoint操作教學,幫助你縮短製作投影片的時間,把精力花在「思考內容」,或者其他更重要的事情。 這些簡報高手都在用的技巧,如果從來沒有人教過你,就趁現在補齊,強健你的職場技能。下一次,靠一場簡報讓老闆驚艷你的實力!

  • 2020.5月首發刊
  • 原價129元


經理人特刊:搞定Excel

別再為了Excel加班!

求學時為了一窺職場真面目,我特意申請大型企業的實習機會,企圖體驗上班族生活。工作內容我已經不太記得,但在一個短短的暑假,主管教會了我一項至今受用無窮的硬技能:Excel。

我一開始被賦予製作採購和庫存報表的任務,按照主管交代的做法拉表格、輸入公式、統整銷售數據。直到離開這份工作,進到其他公司後才發現,之前累積的Excel處理能力並不是每個上班族都會,卻絕對有需要。理由有三: 首先,當同事必須空出一個早上整理資料、分析數據、做出報表,你不到一個小時就能完工,正確率比別人高,空出來的時間就能做別的事情,不再被制式工作壓得喘不過氣。

再來,懂得活用Excel的人通常會成為同事之間的「傳說」。「資料超多筆,還有重複的,要怎麼挑出來?」「收到各部門回傳的報表,我要一一key in數字才能整合月報,有夠累人,怎麼做比較快?」當你「一鍵」秒速解決同事的困擾,不僅得到崇拜眼光,更能累積職場好人緣,下次想找人幫忙,沒人會拒絕。

最後,都是把數據整理成直條圖、圓餅圖、銷售毛利分析表,主管會覺得你交上來的報表更清楚。而且每當他針對數字提出疑問,你就立刻在討論現場開啟「樞紐分析表」,馬上交叉分析、得出結果,幫助他解決困惑、做出決策,自然被視為值得信任的好幫手。 這麼划算的自我投資,怎能放過?好消息是要達成這些功效,不需要苦讀多年,只要花短短時間掌握特刊內的Excel使用觀念和技巧,大多數報表你都能搞定!

  • 2019.9月首發刊
  • 原價99元

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