經理人特刊-CEO的時間管理法

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▋編輯台時間

CEO都是時間管理大師

電影和影集常會出現這樣的畫面:電梯門打開,大老闆一踏出,祕書衝上前跟著上司往辦公室疾走,同時快速報告和詢問今日行程、待決議事項、是否出席某場會議或採訪,甚至私人生活瑣事也包括在內。
老闆在路上還不時被打斷問問題,或經過某員工桌旁,迅速交代或關心幾句。從電梯門口到辦公室短短一分多鐘,就行雲流水地解決了7、8件事,接著展開一整天忙碌的工作。
大多企業執行長或老闆的忙碌程度,可能沒這麼戲劇化,不過每天在各種開會、談判會面、制訂決策,從一間會議室遊牧到另一間會議室是常態。 比起公司員工,執行長可能是最缺時間的人。從工作範圍來看,做生意、管理公司、下決策、思考未來計畫不等,影響眾多利害關係人,客戶、員工、董事會、股東,甚至要和政府打交道。
工作量和強度比員工高,為什麼很多知名執行長還能花時間充實自己,甚至另外再創業?
有些人聽了可能會說,執行長能這麼做,是因為他的雜務都有祕書,或交給下面的人幫他處理掉,主管與員工到底能學什麼?我認為重點應該放在,學習執行長「取捨任務的邏輯」,以及看待時間的方式,活用在我們的日常工作中。
以文章開頭的情境為例,雖說我們沒有祕書隨侍在旁,但可以將較零碎的待決事項、2分鐘就能回覆的email等工作,集中在公車上的通勤時間處理完,同樣也能達到一趟短短車程,就解決7、8件事的效果。向CEO借鏡,祝大家都成為時間管理大師。

▋目錄

CEO的時間管理法

006 CEO都是時間管理大師
008 你是時間的主人,還是奴隸?
每個人一天都只有24小時,向CEO學運用最珍貴的資源

011 CEO的一天如何度過?

PART1時間規畫篇

014 總覺得時間不夠用,卻說不出花到哪去了?
記錄每小時注意力去向,覺察自己如何運用時間

016 想辦法愈快完成工作,自己就會有愈多時間?
避免倉鼠般「效率陷阱」,以價值觀為生活掌舵

018 時間不屬於自己,總被各種「不得不」占滿?
了預留時段給工作與人生目標,剩下的才處理日常和意外

020 只要部屬把事做完,不必管他花了多少時間?
減少干擾、集中任務,協助團隊安排工作節奏

022 主管的行事曆該怎麼寫?
比起自己的時程,更要追蹤部屬任務進展

024 微軟大中華區前副總裁 蔡恩全
事先準備、提早做完,才有時間「慢慢來」

026 電通行銷傳播集團台灣執行長 唐心慧
有紀律地過每一天,成就豐富的人生

028 大亞集團董事長 沈尚弘
先花時間找方向,方向對了,再談怎麼把對的事做好

030 特斯拉執行長 伊隆.馬斯克(Elon Musk)
只要做的是「熱愛的事」,就能每周投入100小時

032 微軟共同創辦人 比爾.蓋茲(Bill Gates)
找到最重要的目標,所有決策跟著它走

034 Meta執行長 馬克.佐克柏(Mark Zuckerberg)
減少不必要的決策,將精力花在重要的事

035 亞馬遜創辦人 傑夫.貝佐斯(Jeff Bezos)
以「長期思維」探索漫遊,決策不必急於當下

PART2提升專注力

036 注意力,是現代人最稀缺的能力
當時間被切割得支離破碎,你需要學會深度工作

038 減少倚靠有限的意志力
別再時時與分心抗衡,預留無干擾時段給重要工作

040 準備進入深度工作
以「開機儀式」整理心情,快速啟動專注力

042 依任務難易度分配時間占比
避免在深度工作時段,不小心做淺薄工作

044 工作之間短暫充電
投入下一個待辦事項前,適度休息、活化大腦再繼續

046 下班後這樣休息更有效
癱在沙發上無法紓解疲勞,讓身體、心智做低強度活動

048 台灣大學心理學系專任教授 連韻文
注意力像一盞聚光燈,頻繁切換容易失去焦點

050 時刻科技共同創辦人 畢劭康、鄭婷予
引導低頭族減少使用手機,獎賞比限制更符合人性

052 韋萊韜悅中國大陸/香港/台灣組織、人才與獎酬諮詢策略長 魏美蓉
先釐清你為什麼需要專注,用在正確目標才能事半功倍

PART3時間分配篇

054 早起
創造時間,兼顧工作和家庭

055 凡事設定目標
透過短期目標,達到長期計畫

056 善用通勤時間
戒掉發呆、打瞌睡,提高零碎時段生產力!

058 精明利用上班的每一刻
避開尖峰提早用餐,縮短點餐等待的空檔

060 精準蒐集資料
釐清目標、界定範圍,準確搜尋有效資訊

062 報告撰寫
集中時段收發email,降低工作被打斷次數

064 減少email往返時間
鼓勵不同主張的發言,增加決策的廣度與深度

066 迅速找到所需物品
別將桌子當倉庫堆,只保留正在做的工作

068 簡化工作流程
統整作業步驟、SOP 圖像化,加速任務的理解和執行

070 跨部門分工
釐清權責、整合資源,減少重複溝通與工作

072 開個有效率的會議
事前給資料、明確會議目標,避免討論發散耗時

074 城邦出版集團首席執行長 何飛鵬
堅持「準時」與「守時」,事情自然容易做得好

076 JINS控股執行董事暨台灣晴姿總經理 邱明琪議
效率工作祕訣:能做的自己來,能學的找人教、學不會的請人做時

078 蘋果(Apple)執行長 提姆.庫克(Tim Cook)
每天凌晨3點45分起床,讀用戶回饋、與各時區連線

079 Google執行長 桑德爾.皮蔡(Sundar Pichai)
保有簡單、平靜的早晨,作為個人的思考時間

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