2020.4月號 – 最強清單工作術

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▋主題學習

最強清單工作術

我們列清單,無非是想替混亂的生活帶來秩序,替龐雜的工作理出頭緒。但列到後來,不做的、丟失的、做一半的、無法確實遵守的情況比比皆是。為什麼?在使用任何工具之前,我們應該先學習使用方法,把列清單視為一套思考系統、工作整合系統,而不只把它當作一張寫滿未完成工作的筆記,才能收到事半功倍之效 。

▋編輯台時間

有所事事與無所事事

人生在世的時間總和,儘管因人而異,也大致有個上限。不管你喜歡工作滿檔,還是無所事事,毫無疑問,你的人生風景,都是由你每時每刻做了什麼事所構成的。


在某個時間點,選擇做了這件事,同時也表示,你選擇不做另一件事,這無不牽涉到判斷、排序和取捨。如果你赫然發現,你度過了一事無成的一天,甚至是一整個事與願違的人生,都是選擇的結果。 舉個例子,不管你從小到大是否不情不願,透過學校排的課表,你大抵學會了一定程度的知識技能。如果在家自學,就得自己(還有你的父母、師長)安排目標和計畫,開什麼花、結什麼果,都要自行負責。


功課表,就像一張張的待辦清單(to-do list),按表操課有其成效,也有其局限。盡量一步步照做、不出差池,可以得出具體成果;但某個時間點上只能做這、不能做那,有點呆,也會讓人想逃離。 再換個場景。我在糕餅店打工過,每天的工作就是把原料準時投進一格格的生產線,錯過會被罵、被扣錢。一天下來,糕餅產量明確,我的貢獻與薪資也很真實。但是當我的工作換成1個月寫1萬5000字時,必須坦承,我常趕在最後幾天完工,其他時候,我在幹嘛?說好聽是研究、閱讀,說實話是散漫、悠閒。


這就是當代知識工作者的寫照,如同彼得.杜拉克(Peter Drucker)所說,「你可以告訴一般勞工,『我們的工作標準是1小時完成50件,而你才完成42件。』但是你必須先和知識工作者一起坐下來,討論他應該做什麼,以及為什麼要這樣做……。」 20世紀初期,生產力顧問艾維.李(Ivy Lee)應伯利恆鋼鐵公司(Bethlehem Steel)總裁查爾斯.施瓦布(Charles Schwab)之邀,協助提升公司效能。Lee說,讓我跟每個高階主管聊個15分鐘。總裁說,這樣要花我多少錢?Lee回答,有用再付錢。3個月後,總裁寫了張支票給Lee,金額是2萬5000美元。 在那15分鐘裡,Lee跟每個主管說明了他的簡單高效工作法:1.每天下班前,寫下隔天要做的6件最重要的事,不能再多。2.依重要性排序。3.隔天一進辦公室,先做第1件,做完再做第2件,以此類推。4.當天沒做完的事,再排進隔天清單裡。5.每天重複相同流程。


看到沒,為了避免高階主管整天都「自以為」在「策略思考」,其實只要把所思所想整理、排序、執行,日復一日,就能日進有功。 任何形式的清單,其實都是在生活中建立座標、儀式與指南,還可以防呆、偵錯、省力。《創作者的日常生活》書裡寫到,多產的懸疑作家史蒂芬.金(Stephen King)天天寫作、全年無休,每天沒寫滿2000字,不能停筆。這就是他每天的待辦事項,每天上午8、9點開始寫,通常寫到下午1點半達標,「接著整個下午和晚上,他就可以自由自在地午睡、寫信、閱讀、和家人共度,並且在電視上看職棒紅襪隊的球賽。」這真是有所事事與無所事事的完美結合。

▋目錄

主題學習

052 最強清單工作術
054 不犯錯、不遺漏、不拖延的祕密武器
  一張清單搞定所有事!
066 1.清空大腦的清單工作法
   寫下所有未整理的事項,建立快速輸出的管道
070 2.在期限內達成的清單工作法
   先算你有多少時間可工作,再填入、分配待辦事項
073 3.提高行動力的清單工作法
   把目標設在今天有多少進展,比期待一步到位更務實
076 4.提高生產力的清單工作法
   規畫雜事、專注、外出時段,集中處理同類型任務
079 5.避免疏漏的檢查清單
  列出基本不能出錯事項,編寫成簡明扼要的確認選項
082 6.提升生活品質的不辦清單
   別把人生的優先順序,建立在回應別人的需求上
084 美福餐飲副總經理兼行政總主廚 陳重光
   讓每一次解決問題的經驗,成為預防錯誤的常規
087 飛虹國際整合行銷集團創辦人兼董事長 謝銘杰
   比別人多想、多做一步,客戶看不到的細節才是關鍵

看圖學管理大海報

057 製作清單10步驟,工作再也不忙亂

延伸閱讀

090 6本清單工具書,事情再多也不怕

商管選書

046 英文書介 _《重返職涯》(暫譯)/
   突破年紀與空窗期的障礙,用人生經驗營造職場優勢
48 中文書介 _《為什麼現金比獲利更重要》/
   為什麼財務數字不能盡信?公司表現無法用一套標準衡量

辦公室商學院

140 名師一堂課Master Class
   逢甲大學專案管理與系統思考研究中心主任 楊朝仲/
   靠「想太多」找出隱藏因果關係,見樹見林才能對症下藥

特別企畫

114 內向者的超能力
116 內向者的職場生存法則
   你不必「外向一點」,也能讓自己發光

Part1 心態篇

118 測測看,你是不是內向者?
120 內向是缺點嗎?
   擺脫刻板印象的限制,強化內斂的正面特質
121 想到社交活動就想逃避?
   掌握流程、想好撤退說詞,低度參與不緊張
122 容易被外界干擾影響思緒?
   用「等等再談」的擋箭牌,保護自己的獨處時間
123 常常覺得「心很累」?
   大腦會在無意識中運轉,要刻意幫自己補充能量

Part2 職場篇

124 難以開口和人交談?
   用肢體語言積極傾聽,再跨出一步表達己見
126 公開發言令你緊張不安?
   90%的人都怕上台,你只是和別人一樣需要練習
128 認真工作卻彷彿沒被看見?
   觀察團隊痛點做出貢獻,建立低調的存在感
130 擔心不說話無法領導部屬?
   善於傾聽、整合意見,正是安靜領導者的魅力

延伸閱讀

132 認識、接受自己的本質,內向也是一種稟賦

八分生活

134 在家自主健身
135 專家建議
   痛恨運動卻變健身教練!筋肉媽媽一周課表大公開
138 維持柔軟度
   睡前做貓式、嬰兒式伸展,隔天不再肩頸痠痛
139 高效運動法
   3個HIIT動作,10分鐘身體自動燃脂

實用祕技

036 識人技巧/
   頭銜高、風評好、聊得來,不代表就是對的人
037 情緒管理/
   別什麼事都怪自己!區分權責,降低無謂的罪惡感
038 領導帶人/
   主管內心的碎碎念,部屬其實都聽得到
039 自我成長/
   樣樣通卻樣樣鬆?用「冰淇淋組合」發展多元興趣

管理圖解

040 決策前中後的3個思考陷阱/
   揪出看不見的機會成本,讓資源發揮最大效益
42 卡恩零售業成功象限/
   品牌、低價、體驗、便利,顧客在乎的價值,你滿足了多少?
044 鍛鍊右腦思考力/
   右腦動之以情、左腦說之以理,交互應用決策規畫更周延

本期焦點

194 CEO管理講堂/
   牧德科技董事長 汪光夏
   視員工願景為公司目標,團隊同心,競爭力就出來
100 創業人物/
   普萊德科技董事長 陳清港
   太陽能發電、在沙漠連網,打造毛利率4成的網通品牌
104 品牌人物/
   寶熊漁具董事長 張良任、寶熊行銷協理 鄧禮鏹
   跳脫性價比的死亡競爭,用限量版、潮設計跨出同溫層

專欄

010 編輯台時間 齊立文/
   有所事事與無所事事
014 社長學步集 何飛鵬/
   我們都是經營者!
016 行銷學與用 謝明慧/
   在消費者即生產者的時代,企業如何借力使力?
018 青梅煮酒論 林文政/
   尊敬一事無成的自己, 才有可能超越現狀、實現潛能
020 價值相對論 歐素華/
   人力成本提高又受疫情影響,以中央廚房和外帶服務力抗危機
022 管理顧問的工具箱 徐瑞廷/
   如何想像10~20年後的產業變化,提出領先對手的長期策略?
024 活用財務學管理 龔汝沁/
   天災人禍形成巨大賣壓,製造了「撿便宜」的時機
108 獵才顧問的真心話 許書揚/
   勇於說出「求職渴望」,待業時才能創造積極動能
110 人類學與創新 宋世祥/
   從「人、機、環、流」了解消費者,拼湊出完整的使用場景

管理在線

026 《Nikkei Asian Review》/
   日本3大酒廠「出海策略」:烈酒、高端啤酒、保健酒
027 《Fortune》/
   雙執行長制的雙面刃:彼此監督也彼此威脅
   《Chicago Booth Review》/
   研究:別人的失敗,才是成功之母
028 《The Atlantic》/
   消費者痛恨運費,背後的隱形成本誰來付?
029 《McKinsey Quarterly》/
   用「紅白大對抗」,避免會議一言堂
   《週刊東洋經濟》/
   核心食材不變、菜單組合創新,吉野家營收V型反轉
030 《Inc.》/
   人造肉市場成長超過268%!不可能食品:目標是取代所有肉
031 《Courier》/
   為什麼要把一句話穿在身上?標語Tshirt力量大
   《MIT Sloan Management Review》/
   CEO如何保持市場敏銳度?直接參與產品開發
032 《Strategy+Business》/
   掌握4種新世代領袖性格,延續家族事業不見得要接班
033 《Psychology Today》/
   利用窗戶、曲線和小裝飾,打造紓壓、平靜的家!
034 《Fast Company》/
   放棄原品牌、刪內容、去廣告,美知識型網站4年營收翻倍

下班後


144 職人精神_畬室法式巧克力甜點創作主廚 鄭畬軒/
   創作令人難忘的味覺記憶,讓顧客為了經典重複造訪
148 電影金句Best Movie Quotes_《刺激1995》(The Shawshank Redemption)/
   “Hope is a good thing, maybe the best of things, and no good thing ever dies.”

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