經理人特刊-搞定PowerPoint

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▋編輯台時間

「剛剛好」的簡報才高明

「為什麼他做的報告,老闆、客戶總是特別滿意?」每間公司裡或多或少有這種「神級簡報者」,不僅講話清晰、邏輯明確、幽默風趣,PowerPoint做得比別人專業,呈現的數據和資訊讓人一看就懂,難怪說什麼話都特別有分量,客戶和老闆馬上點頭答應。 這些高手為什麼比較厲害?差別可能是你努力錯了方向。比如一想到簡報就打開電腦,想到什麼就填上什麼,邊做邊改,既耗時又缺乏邏輯;也有人過度添加動畫和裝飾,沒想過這些設計如何增進簡報說服力,費心表演卻毫無共鳴;最常見的是將投影片視為文件,輸入大篇幅的段落,想讓聽眾一邊聽一邊讀,台下的人直接滑手機表達他們的疲倦。以上的錯誤,別再犯了!

近期紐約州長安德魯‧古莫(Andrew Cuomo)針對新冠病毒(COVID-19)所做的疫情簡報是極好的示範。比如,他以長條圖表現近一、兩個月每天新確診數,並將最新的長條以橘色凸顯出來,民眾不僅掌握最新近況,還能一併看清疫情走向是否趨緩。

想做出這樣的簡報,邏輯架構、美學概念、PowerPoint操作技巧缺一不可。這次我們從心法教起,帶你分析簡報的目的和聽眾特質,釐清說服決策者的簡報架構,才進入技法,把握留白、對比、字型、間距等設計原則,讓資訊好讀。另外,我們蒐集了最實用的PowerPoint操作教學,幫助你縮短製作投影片的時間,把精力花在「思考內容」,或者其他更重要的事情。 這些簡報高手都在用的技巧,如果從來沒有人教過你,就趁現在補齊,強健你的職場技能。下一次,靠一場簡報讓老闆驚艷你的實力!

▋目錄

搞定PowerPoint

004 「剛剛好」的簡報才高明
006 別再做出只有字、很多字的投影片了!
   講重點、圖像化,讓觀眾對你目不轉睛

PART1 基礎篇

012 確認目標、對象與時間
   思考「自己和對方要什麼」,釐清簡報目的
016 構思內容
   別急著開電腦,先想你到底要說什麼
018 資料取捨、濃縮要點
   只放要點、關鍵字,控制投影片資訊量
022 3種常用圖表:線型圖、直條圖和橫條圖
   條圖與線圖淺顯易懂,適用於趨勢分析報告
026 3種建議少用的圖表:圓餅圖、立體圖、雙Y軸
   不是有圖表就好,錯用反而容易誤判資訊
030 常用圖解框架
   用架構圖比較層次,以集合圖表示關係
034 常用簡報版型
   挑選最合適的呈現形式,想傳達的論點一目瞭然

PART2 進階篇

042 顏色選用
   同色系能帶出從屬關係,一張簡報最多4種色彩
046 文字規格
   字級大於28、字型限3種,閱讀最流暢舒適
050 頁面留白
   設計過多易分散注意力,善用空白凸顯關鍵資訊
053 善用對比
   用「親疏遠近」凸顯重點,觀眾自然集中焦點
056 圖片運用
   避開10種圖像錯誤擺放,讓文字訊息跳出畫面
060 少用表格
   以「熱區圖」取代框線,突出資訊重點
062 動畫設計原則
   管理元素出現的節奏,引導觀眾注意力
066 懶人包
   14張投影片,總結做簡報的祕訣

PART3 實用小祕技

070 快速存取工具列
   高手都自訂常用功能:神速做簡報
072 母片
   統一調整版型、字體,放Logo和頁碼也靠它
074 SmartArt
   內建資料圖框,幫你把文字圖像化
076 內建範本:時間軸、流程圖、資訊圖表
   套用模板、節省製表時間,快速完成美觀、實用的簡報
080 常用快速鍵
   掌握製作和投影3種組合鍵,效率高、不出錯
084 進階設定
   增加預設復原次數,做錯後悔也不怕改

PART4 免費工具包

090 下載免費模板
   4個網站蒐集上千種模板,搞定各種專業簡報
092 商用icon
   善用圖示取代文字,統一色彩更整齊
094 翻譯簡報
   文字自動轉換成不同語言,中英文都難不倒你

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