經理人特刊-快狠準表格工作術

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▋編輯台時間

列清單就不會出錯?

去年入選搖滾名人堂的英倫樂團「電台司令(Radiohead)」,舉辦演唱會常帶給歌迷新鮮感,卻也讓工作人員頭大,因為他們不像其他演唱會,會重複部分曲目內容,而是每次從上百首歌單挑出不同組合,以致每場歌曲組合要用的吉他、吉他調音設定、效果器都不同。

《隱系人類》裡介紹跟了電台司令20年的吉他技師,除了早已把每首歌曲設定記在腦袋裡,手邊還有一本檔案,只要一拿到曲目,就在每首曲旁邊寫下代碼:這首曲要用哪把吉他、怎麼設定,效果器要如何更動,讓自己和工作人員一目瞭然,快速作業。

厲害的腦袋,也需要外接硬碟當指南,清單、表格、SOP(標準作業流程,Standard Operating Procedure)的設計就是這個道理,把繁雜的事情可視化,成為個人或組織的工作指引。但清單或表格更可貴的地方在於「去做」(to-do),列待辦事項、檢查表、工作計畫人人都會,但難的是你做到多少?做得夠確實嗎?

《拖延有理》的作者安德魯.桑提拉(Andrew Santella)說,只要他感到焦慮,他就列清單,因為寫清單的滿足比執行更高,讓他覺得自己有在做事。但列而不做,或隨便做,有時比不列還糟糕。

好比經典電影《小鬼當家》(Home Alone),一大家子人急急忙忙出門渡假,慌忙的大姐在清點檢查、數人頭時沒看清臉,把來玩耍的鄰居小孩當成自家小弟,上了飛機才發現把小弟獨自留在家中。

▋目錄

快狠準表格工作術

004 列清單就不會出錯?
006 製作範本、複製成功,再忙亂也不出錯
008 表格製作10步驟 從想做、要做,走向做到、做好

PART1 效率工作

012 工作圖表的背後邏輯:圖形思考 活用5種基本圖表,分析過程、拆解難題
014 一周計畫表 把人生第一要事,排入每日行程
016 月、周行程管理表 拆解大目標,化為每周任務
017 甘特圖(Gantt Chart) 工作時程視覺化,進度全盤掌控
018 出差報告表 提出具體觀察與建議,讓主管掌握「你做了什麼」
019 提案企畫表 指出現在該做什麼,預測未來將發生的事
020 6W2H企畫表 8個思考點釐清需求,第一次寫企畫就上手
022 創意相乘表 強制聯想「不相關事物」,輕鬆打造創意金頭腦
024 Hop‧Step‧Jump表單 從既有成功案例找靈感,解決企畫毫無頭緒的困擾
025 奧斯朋檢查表(Osborn's Checklist) 9個問題翻新舊點子,老套路也能玩出新把戲
026 腦力激盪表 發散構思最大量的點子,收斂歸納出最高品質創意

PART2 業務力升級

028 可視化日報表 記錄拜訪過程與觀察, 提高業績達標率
030 計畫 / 自我管理表 設定夠高的目標,激發挑戰自我的欲望
031 客戶調查表 迅速掌握客戶需求,菜鳥業務也能快速上手
032 矩陣圖表 交叉分析關鍵要素,縮小思考範圍、逼出解答
033 人際關係密度表 以3個月為期檢視人脈,不求多、但求深耕
034 突破業績7要事 7個自我提問,新舊顧客一把抓
035 會議通知表 議題明確、有成本概念,要開會就要拿出成果

PART3 完成工作的To-do list

036 不拖延的祕密武器 替龐雜的生活理出頭緒,一張待辦清單搞定所有事
038 為什麼待辦清單常常做不完 5個常見錯誤與煩惱
040 整理思緒的清單工作法 幫大腦建立外接硬碟,根據情境選擇下一步行動
044 在期限內達成的清單工作法 結合行事曆與待辦事項,不再塞進過多任務
046 提高行動力的清單工作法 把目標設在今天有多少進展,比期待一步到位更務實
048 提升生產力的清單工作法 規畫雜事、專注、外出時段,集中處理同類型任務

PART4 減少出錯的Checklist

052 忙亂中的安定力量:檢查清單 列出基本不能出錯事項,編寫成簡明扼要的確認選項
054 例行事務檢查表 查核項目不是愈多愈好,每個人都理解才能操作一致
056 檢查表的檢查表 逐一核對檢查項目,避免小疏失釀成大禍

PART5 組織管理SOP

058 SOP的力量:通往目標的高效捷徑 縮短例行事務所耗費的工時,將心力投注在創造價值
060 步驟1:組織規畫 撰寫SOP的前置作業:拆分職權、職責與責任範圍
062 步驟2:作業流程設計 分析工作與情境,設計可操作的流程
064 步驟3:編寫與執行 確保SOP實際又好用,須驗證第一線真實狀況
066 步驟4:檢核與修正 搭配Checklist、與績效連結,落實SOP的執行與改進
068 最佳實踐:台灣高鐵 將清潔工作訓練成反射動作,10分鐘整理好989個座椅

PART6 人生規畫

072 生涯循環分析表 以圖表呈現生涯歷程,重新發現未來方向
074 人生目標表 設期限、數字化、階段目標,讓夢想不再只是空想
075 模範人物表 鎖定身邊傑出人物,仿效對方優點
076 SWOT分析表 自我探索、了解外在環境,找出有力的競爭對策
077 曼陀羅九宮格表 在整體、局部之間取得平衡,達成人生和工作目標
078 提升生活品質的不辦清單 別把人生的優先順序, 建立在回應別人的需求上

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