經理人特刊-高效省力工作術

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▋編輯台時間

愈會拖,愈要懂聰明偷懶

朋友S有拖延症,深受其擾,也很討厭這樣的自己。於是,他買了《拖延心理學》想改善。不過買了10年,至今還沒翻開過。
這個故事有些諷刺好笑,但我相信是不少人的寫照。大部分人或多或少都有拖延的狀況,大至面對人生難題、工作拖過期限,小到生活瑣事,像繳稅、信用卡費逾期,或下班回家猛追劇,不斷推遲洗澡時間。有的無傷大雅,但有些卻釀成人生悲劇。

《拖延心理學》指出,拖延成性使人內心挫敗,長期會讓自己認為,無法完成應該有能力完成的事情。而拖延者最常經歷的工作方式,網友戲稱為「番茄醬工作法」(衍生自原本用來提高效率的番茄鐘工作法),形容在最後一刻才火力全開,像是使盡全力把番茄醬爆擠而出,雖然完成工作,看起來卻像是血跡斑斑的兇殺現場。
在這段「番茄醬時間」裡,每分每秒都很珍貴,能少做一件事情都有極大的幫助。而且也在這個過程中,你會發現蠻多事務既重複又不必要,要是能簡化或用更有效率的方式處理,就能更快交出成果。在這個原則上,催生了本期內容。

今年初有則新聞,一名國外工程師因疫情爆發,在遠端居家辦公後,靈機一動寫了程式,把所有工作都自動化處理,每天只要花10分鐘檢查,其他時間就可以自由運用。這就是聰明偷懶的極致,雖然並非每個人都能採用同樣的方法,但要是能夠用更有效率的方式,解決平日的工作,那也能騰出更多時間,專注來做價值高、更具生產力的任務。對於拖延者,也許能節省不少時間,在死線前交出成果。

▋目錄

高效省力工作術

006 愈會拖,愈要懂聰明偷懶  
008 與拖延共處,讓心不焦慮,截止期限前交出完美成果

PART1 破除拖延心法篇

010 設定目標:激發實踐的動機找到非做不可的理由,讓成功渴望打敗惰性
014 營造被目標圍繞的環境寫下「要做的事」「所需時間」,貼在隨時看得見的地方
016 破除害怕失敗的定型心態失敗不代表能力差,擴大自我效能、克服拖延
020 拖延發生時的應對思維想到就去做,才不會一直拖下去
022 增加馬上行動的意願想提升生產力、專注力?先從不討厭手上任務開始
026 消除環境中的干擾減少辦公時的分心因子,打造專注的工作空間
030 想到工作就充滿壓力?觀察呼吸、動作與想法,提升專注力、找回平靜

PART2 不拖延工具篇

034 不拖延的祕密武器替龐雜的生活理出頭緒,一張待辦清單搞定所有事
036 整理思緒的清單工作法幫大腦建立外接硬碟,根據情境選擇下一步行動
040 在期限內達成的清單工作法結合行事曆與待辦事項,不再塞進過多任務
042 提高行動力的清單工作法把目標設在今天有多少進展,比期待一步到位更務實
046 提高生產力的清單工作法規畫雜事、專注、外出時段,集中處理同類型任務
048 番茄鐘工作法在25分鐘內專心衝刺,有效解決分心問題

PART3 聰明工作情境篇

052 一不小心就花了太多時間找資料?
釐清目標、界定範圍,準確搜尋有效資訊
054 Deadline前一天才在趕報告?
先求有再求好,結論重於細節
056 流程繁瑣,想到就提不起勁去做?
統整作業步驟、SOP圖像化,加速任務的理解和執行
058 一直被雜事打斷思緒?
別再時時與分心抗衡,預留無干擾時段給重要工作
060 忙了一天卻覺得一事無成?
避免在深度工作時段,不小心做淺薄工作
062 怎麼不再「事必躬親」?
非你不可的事優先,空洞的任務學會拒絕
064 在家上班效率低落?
劃分上下班模式,避免分心也預防過勞
066 工作分配下去,成員卻遲遲沒進度?
光說「有事找我商量」還不夠,還要每天、每周了解進展
068 專案延遲是常態?
人對時間預估傾向樂觀,留點「餘裕」才保險
070 工作接踵而來時,如何快速重振精神?
投入下一個待辦事項前,適度休息、活化大腦再繼續

PART4 專家案例篇

072 韋萊韜悅人才與獎酬諮詢總經理 魏美蓉
先釐清你為什麼需要專注,用在正確目標才能事半功倍
074 電腦玩物站長 黃鐘毅
選定合用的數位工具,打造不拖延的高效工作模式
076 汽車銷售女王 陳茹芬
銷售也要懂精力管理,用一半時間完成2/3目標
078 台灣大學心理學系專任教授 連韻文
注意力像一盞聚光燈,頻繁切換容易失去焦點

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