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經理人月刊2024.1月號:反轉時間管理

經理人月刊2024.1月號:反轉時間管理

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#效率#挑戰#時間管理#華碩


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▋COVER STORY

推翻效率迷思,人生更有餘裕

反轉時間管理


你是會寫每日待辦清單、安排行事曆的人嗎?你覺得這麼做,會讓你更有效率嗎?
即便大多數工作者都試著「管理」時間,但還是有許多人認為時間永遠不夠用,就算精密計算時間、完成更多的事,卻失去了充實的人際關係、內心平靜與生活平衡,甚至感受不到自信與快樂。
說到底,時間可以被管理嗎?為什麼時間管理似乎讓人的身心靈感覺更忙碌了?

▋編輯台時間

你根本管理不了時間


上帝是公平的,人無論天生貧富愚智強弱,一天都只有24小時。在談及時間管理的議題時,我們都曾經以不同的形式,接收過類似的概念。這句話乍聽之下有點勵志,仔細一想其實意義不大。從出生以來,時間就伴隨而來,它是免費的,我們不用努力就可以得到,唯一的差別只在於存活世間的長短。所以,重點應該擺在思考,「即使我擁有和全世界人一樣的每日時間長度,然後呢?」
我們總以為自己可以「管理」時間,爭分奪秒的結果,時間沒變多,也沒變少。你可以把時間用在所謂的高品質、最重要,有意義的人事物上,也可以恰恰相反,時間還是時間,何來質量之別?說穿了,我們能管理的從來不是時間,而是在時時刻刻裡決定做什麼、不做什麼。用時間來解釋機會成本的概念,再清楚不過。你當下做了A事,就沒辦法做B事,而做A事的成本,得加上你沒做B事可能獲得的報酬。
說到這裡,在時間管理技能的洗腦下,連我都想自打嘴巴:我可以一心多用、多工(multitasking)啊,成功人士都是這樣倍增時間的。我確實可以邊開會邊寫文章,但是我對議程的理解和文章的品質,都不會達到最佳狀態,而且時間量也沒有翻倍。
因此,根本不存在所謂的時間「管理」,只有時間「配置」。這不是文字遊戲,因為你根本管不動時間,你只可以管理自己。無論是一分鐘、一小時或一天,都有物理限制,不管你原本打算塞進去再多事情,或最終一事無成,時間到了,就是時間到了。
在《刻意拖延》(暫譯,英文書名為《Procrastinate on Purpose》)這本書裡,作者羅利.瓦登(Rory Vaden)提到,我們總是想做很多事,把事情做很快,帶來的卻是像倉鼠跑滾輪或雜耍拋接的忙碌狀態,追趕著我們自己拋給自己的一件件沒完沒了的事。
他主張把時間用在「投資未來」的人事物上。書裡舉了一個「30倍法則」的例子:假設你完成某件事需要5分鐘,你應該花150分鐘(5X30),指導同事完成它,因為以一年250個工作日來算,原本你一年花在那件事的時間是1250分鐘。
關於時間,人類有很多充滿矛盾的心理機制:總喜歡把2、3個月暑假作業花一天完成;死線(deadline)有壓力卻很管用;一封email可以寫一天,也可以一分鐘寫完或找人寫(帕金森法則);明知道未雨綢繆很重要,卻只顧得到眼前。
分分秒秒的積累,構成了一生。有時候,我們可以分秒必爭,用番茄鐘讓自己專心當下;有時候,我們必須從長計議,以終為始,避免自己虛度了此時此刻的光陰,蹉跎了或短或長的人生。

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