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經理人月刊2022.6月號:CEO的時間管理

經理人月刊2022.6月號:CEO的時間管理

關鍵字搶先看 👀
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▋COVER STORY

CEO的時間管理

管理學之父彼得.杜拉克(Peter Drucker)曾說,「在我們能夠管理時間之前,我們無法管理其他任何事情。」一天只有24小時,每個人都希望當時間的主人,展現高效率、在工作與生活間取得平衡。然而,要做到這點,真的不容易。過多會議、太多任務、太過樂觀……。
如果你認為自己時間已經不夠用了,管理企業的CEO們,擁有的時間不比你我多,不妨向這些CEO借鑑,他們運用時間的原則。

▋編輯台時間

時間是動作的影子

硬要玩點文字遊戲,無論「時間管理」這個名詞,或「管理時間」這個動作,都是不成立的,畢竟時間不會因為你管理或不管理,就變長或變短。我們可以管的是,在任何特定的時間裡,我們做了什麼。 在《蘋果、亞馬遜都在學的豐田進度管理》這本書裡,讀到日本能率協會技術顧問新鄉重夫說的一句話:「時間一點也不重要,只要改善動作,自然能夠縮短時間。」就好像百米想衝進10秒,全馬42.195公里想突破2小時,頂尖好手肯定只是把時間化為目標,他們管理的是自己:找出瓶頸,修正動作,持之以恆地鍛鍊身心靈。 順著這樣的邏輯,較容易理解豐田生產制度(Toyota Production System)的一個觀念:「時間是動作影子。」你做了什麼動作,時間就跟著變化成什麼樣貌。

帕金森定律(Parkinson’s law)就是很好的例子,你有多少時間可以完成一項工作,那項工作就會延宕、膨脹、複雜化到把所有時間填滿,而且很常拖到最後一分鐘完成。這讓人忍不住懷疑,會不會誇張一點地說,我們其實只需要一分鐘就可以完成那項工作。
更貼近真實職場的例子是,上班時聊天上網做雜事,下班後走不了,只能加班做正事,於是埋怨工時很長。或是另一種更積極而嚴酷的版本:上班分分秒秒兢兢業業做正事,下班後還是走不了,繼續加班做正事。這2類人都很適合做「時間分析」,確實拆解、記錄,時間究竟跑去哪裡了。
管理大師彼得·杜拉克(Peter Drucker)的建議是,每隔30分鐘或1小時,誠實記錄自己的言行舉止。很有可能,你「實際」做的事,跟你「自認」在做的事,有相當一段落差,而這也正是可以著手管理時間的切入點。 豐田的做法則是「找出浪費」,一旦發現沒有附加價值的動作,就立刻消除。舉例來說,一名生產線工人用錐子在圓棒上開孔的作業,一支圓棒花30秒開孔,一分鐘2支。理論上,工人「1小時」可完成120根,但實際上,工人「一天」只完成80根。
我們或許可以直覺地回答,人又不是機器,沒辦法每分每秒精準無誤地鑽孔。然而,一天80支的產量,以每天8小時工時計算,相當於1小時10支,與理想上的1小時120根,相差12倍?據說,工人其實還加班了。 分析過後發現,原來錐子在完成3根圓棒的開孔,就會鈍掉,工人要排隊去砂輪機把鑽子磨利,每天重複這些多餘動作。可想而知,消除了被浪費的時間(包括改善鑽子、增加砂輪機等等),就可以增加有產能的時間。

時間是人為的刻度,就像空間一樣,原本就沒有夠用、不夠用的焦慮或困擾,只是東西塞太多,就亂;塞太滿,就擠;只放置必要事物,排列整題,易於取用,就舒適宜人。如果時間是動作的影子,那麼看一個人怎麼與時間相處,幾乎就是看出那個人的為人了。

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